Kalender und Notizbücher als Schutz gegen Prokrastination

Jeder kennt das: Der Wecker klingelt und wird weggedrückt – einmal, zweimal, dreimal. Irgendwann stehen wir natürlich trotzdem auf und kochen uns einen Kaffee. Wir fahren zur Arbeit und um den Arbeitstag im Büro sanft zu beginnen, checken wir zunächst unsere Mails, räumen den Bildschirm auf, ach und ein Blick in die Facebook-Nachrichten wird schon nicht schaden.

 

Wenn wir mit all diesen Tätigkeiten fertig sind, ruft meist nicht nur die Mittagspause, sondern wir haben auch den produktivsten Teil unseres Tages hergeschenkt – und zwar für Tätigkeiten, die nicht viel Hirnschmalz erfordern. Natürlich ist es wichtig, dass der Schreibtisch immer ordentlich hergerichtet ist. Wäre das aber nicht eher eine Aufgabe für die letzte halbe Stunde des Arbeitstages?

 

Absolut, denn unser Gehirn nimmt zwar nur 2% unseres Körpergewichts ein, verschluckt dafür aber 20% unserer Energie – vor allem vormittags! Das erklärt einerseits, warum wir uns nur allzu gerne den kleinen Dingen des Lebens widmen, statt direkt die Mammutprojekte anzugehen: Wir möchten Energie sparen und sehnen uns nach schnellen Erfolgserlebnissen.

 

Andererseits bedeutet es aber auch Folgendes: Wenn wir eine denkintensive Aufgabe vor der Brust haben, sollten wir uns keinesfalls der Prokrastination hingeben und das Projekt bis kurz vor Feierabend hinauszögern. Stattdessen wären wir gut beraten, die Morgenstunden besonders intensiv zu nutzen, damit wir die anstrengenden Tätigkeiten hinter uns haben.

Prokrastination – ein Teufelskreis

 

Das größte Problem: Die Vermeidung fordernder Aufgaben

 

ist ein Teufelskreis, und wenn wir einmal mit der Ablenkung begonnen haben, widmen wir uns meist Kleinigkeit für Kleinigkeit und kommen vom Hölzchen auf das sprichwörtliche Stöckchen. Unser Gehirn spielt uns einen Streich und belohnt uns für jeden erledigten Punkt auf der To Do-Liste – auch wenn er noch so winzig und belanglos ist.

 

Auch droht die Gefahr, dass wir versuchen Multitasking zu betreiben – ein Vorhaben, das zum Scheitern verurteilt ist, denn das Erledigen vieler Aufgaben zur gleichen Zeit ist eine Illusion. Stattdessen schaltet unser Hirn in Windeseile zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her, sodass wir letztendlich mehr Zeit benötigen.

 

Um diesen Teufelskreis zu vermeiden, sollte morgens zunächst der Denkmodus eingeschaltet werden, denn so drehen wir den Spieß um und tricksen unser Gehirn aus. Wir signalisieren: Heute wird intensiv gearbeitet! Das führt dazu, dass sich unser wichtigstes Organ auf die Herausforderung einstellt und keinen Ärger mehr macht.

 

Diese Regel gilt selbst dann, wenn wir unterbrochen werden. Natürlich ist es oft schwierig, die E-Mails bis zum Feierabend zu ignorieren. Wenn wir den Tag aber mit einer arbeitsintensiven Tätigkeit beginnen, fällt es uns leichter, in diesen Modus zurückzukehren und zu erledigen, was wirklich erledigt werden muss.

 

Dabei ist der Gebrauch von Notizbüchern oder auch Kalendern jeglicher Coleur, seien es Tisch-, Taschen- oder Wandkalender, in die wir unsere Aufgaben des Tages notieren und gegebenenfalls mit zusätzlichen Notizen versehen, äußerst hilfreich.

 

Ein weiterer Nebeneffekt: Einmal

 

 

in Gang gebracht, arbeitet unser Kopf auch in den Pausen weiter. Widmen wir uns beispielsweise einem Projekt zu einem bestimmten Thema, destilliert unser Gehirn die dazu passenden Informationen einfach aus unserem Alltag heraus. Wir gehen mit schärferem Verstand zu Werke - selbst in der Mittagspause.

Kalender und Notizbücher fördern feste Strukturen

 

Aufschieberitis gehört vor allem im perfektionistischen Deutschland zu den Alltagsleiden. Oft halten wir lieber akribisch Ordnung, als uns dem kreativen Prozess zu widmen, der mit der Erledigung einer Aufgabe einhergeht. Das führt aber nicht etwa dazu, dass wir besser und konzentrierter arbeiten können, sondern ganz im Gegenteil: Wir lenken uns so lange ab, bis wir unter Zeitdruck stehen.

 

Wer sich mit der Umstellung schwertut, sollte also beispielsweise den Taschenkalender oder sein Notizbuch zur Hand nehmen und eine strukturierte Tagesplanung aufstellen. 8 bis 12 Uhr: Denksport! 13 bis 17 Uhr: Kleinkram. So verhindern wir, dass uns die produktivsten Stunden unseres Tages durch die Finger rinnen und wir uns dadurch der eigenen Energie berauben.

 

Falls wir die eigene Planung einmal nicht hundertprozentig einhalten können, ist das halb so wild, denn schließlich haben wir unser Gehirn hereingelegt. Es befindet sich im Arbeitsmodus und wird die Nebentätigkeiten genauso schnell wieder liegen lassen, wie sie aufgenommen wurden. Das verschafft uns nicht nur weniger Zeitdruck, sondern auch frische Motivation nach jedem Erfolg.

 

 

Autorin: Sabine Wegner